سیستم سازی کسب و کار چیست؟ | ۵ گام برای سیستم سازی (هوشمندانه کار کنید، نه سخت‌تر!)
سیستم سازی کسب و کار چیست؟ چه مزایایی دارد؟ و چگونه باید سیستم سازی کسب و کار را اجرا کنیم؟ پاسخ همه سوالاتتان را در این می‌خوانید
در دنیای امروز، شرکت‌ها با چالش‌های زیادی روبرو هستند. رقابت شدید، پیشرفت سریع تکنولوژی، تغییر سلایق مشتریان و نوسانات در بازار باعث می‌شوند که سازمان‌ها به یک روش منظم‌تر برای مدیریت نیاز داشته باشند.
سیستم سازی کسب‌وکار (Business Systemization) یک روش کلی برای مدیریت سازمان‌هاست که هدفش این است که شرکت‌ها را در برابر تغییرات مختلف مقاوم‌تر کند. این استراتژی مفید و مؤثر، ارتباطات و تعاملات بین قسمت‌های مختلف سازمان را بررسی کرده و سعی می‌کند عملکرد کلی سازمان را بهبود بخشد.
بیایید بیشتر درباره سیستم‌سازی و جزئیات آن بدانیم.
سیستم سازی چیست؟
سیستم سازی به معنای ایجاد رویه‌های استاندارد عملیاتی (SOPs) است که به حفظ ثبات و بهره‌وری کمک می‌کند. در واقع با این کار شما وظایف مختلف و ضروری کسب‌وکارتان را ثبت می‌کنید. ممکن است سیستم‌سازی کمی زمان‌بر باشد، اما کسب‌وکارتان را برای موفقیت در آینده آماده می‌کند.
واقعاً، وقتی کسب‌وکار خود را سیستمی می‌کنید، یک الگو یا چارچوب برای آن ایجاد می‌کنید. ایده این است که به جای اینکه فقط در کار شرکت‌تان فعالیت کنید، به بررسی جزئیات آن بپردازید و با ایجاد یک یا چند «فرایند» کاری، کیفیت خدمات را بهبود ببخشید.
این کار در نهایت باعث رضایت بیشتر مشتریان و کارمندان شما می‌شود.
چه زمانی نیاز به سیستم سازی کسب‌وکار داریم؟
در شرایط زیر به سیستم‌سازی کسب‌وکارتان نیاز دارید.
۱) وقتی به دنبال جذب سرمایه‌گذار یا فروش برند هستید…
وقتی سرمایه‌گذاران می‌پرسند: «این کسب و کار چقدر برای رشد آماده است؟» یا وقتی خریداران برند می‌پرسند: «آیا می‌توانیم این شرکت را بدون مدیران فعلی اداره کنیم؟» پاسخ به این سوال‌ها بستگی به میزان سیستمی بودن شرکت شما دارد. یک شرکت با سیستم‌سازی خوب، می‌تواند بدون رهبران فعلی هم به کار خود ادامه دهد یا اینکه آمادگی خوبی برای رشد خواهد داشت.
۲) در حال استخدام برای یک موقعیت شغلی هستید…
فرقی ندارد که یکی از اعضای تیم به دنبال تغییر شغل است یا شما به دنبال استخدام یک فرد جدید باشید؛ در هر صورت، آن فرد باید بداند که برای موفقیت در این شغل، به چه کارهایی احتیاج دارد.
۳) زمانی که قرار است تیم‌سازی کنید…
وقتی یک تیم از نو شکل می‌گیرد یا اعضای آن بیشتر می‌شوند، مهم است که کارها به خوبی و به طور مؤثر مدیریت شوند. اگر افراد جدید از همان ابتدا وظایف خود را مشخص و با روش‌های کاری آشنا باشند، عدم هماهنگی و بی‌نظمی کم‌تر خواهد شد. البته اگر شما یک سیستم درست و منظم در کسب‌وکار خود داشته باشید، احتمالاً به استخدام‌های کمتری نیاز خواهید داشت زیرا تیم فعلی کارها را به خوبی انجام می‌دهد.
۴) زمانی که شرکت در حال رشد است…
وقتی که کسب‌وکار شما خدمات با کیفیتی ارائه می‌دهد، به طور طبیعی رشد خوبی هم خواهد داشت. اما افزایش حجم کار ممکن است بر کیفیت خدمات تأثیر منفی بگذارد. در این شرایط، ایجاد سیستم‌های مناسب در کسب‌وکار می‌تواند به شما کمک کند تا نگران این مسأله نباشید.
۵) اگر به فکر برون‌سپاری کارها هستید…
وقتی قصد دارید برخی از وظایف خود را به دیگران بسپارید، باید انتظارات‌تان از آن سرویس به روشنی مشخص باشد. در غیر این صورت، نمی‌توانید انتظار داشته باشید که سرمایه‌گذاری شما به خوبی بازگردد.
۶) اگر شخصاً به آزادی بیشتری نیاز دارید…
اگر معمولاً درگیر کارهای روزمره شرکت هستید و ساعت‌های زیادی را صرف کار می‌کنید، باید برای ایجاد تعادل بین کار و زندگی‌تان زمان آزاد کنید. یکی از راه‌های انجام این کار، ایجاد سیستم‌های مناسب در کسب‌وکار است.
مزایای سیستم‌سازی کسب و کار
ایجاد سیستم در کسب‌وکار مزایای زیادی دارد.
کاهش هزینه‌ها
در روند سیستم سازی، با واگذاری وظایف مهم و روزانه، می‌توانید زمان خود را به بهترین نحو مدیریت کنید. این کار باعث می‌شود که انرژی‌تان را صرف وظایفی کنید که برای شما سودآور هستند، نه کارهایی که فقط زمان شما را می‌گیرند.
افزایش بهره‌وری
سیستم‌سازی به شما کمک می‌کند تا با شناسایی و حذف کارهای غیرضروری، کسب‌وکار خود را بهتر مدیریت کنید. با مستند کردن روش‌ها، می‌توانید بفهمید در کدام بخش‌ها منابع را هدر داده‌اید و در نتیجه، قادر خواهید بود راندمان کار روزانه‌تان را افزایش دهید.
بهبود عملکرد
داشتن رویه‌های استاندارد و واضح موجب افزایش ثبات و همکاری در بین اعضای تیم می‌شود که در نتیجه عملکرد بهتری را به همراه دارد. این به تیم شما کمک می‌کند تا بر روی ارزیابی‌های دقیق‌تر، مدیریت پروژه و اولویت‌بندی مأموریت‌های شرکت تمرکز کند.
وقت آزاد بیشتر
در یک کسب‌وکار با سیستم‌سازی، حتی زمانی که مدیر حضور ندارد، کارها به آرامی پیش می‌روند. شما می‌توانید زمان و انرژی خود را صرف سایر جنبه‌های شرکت کنید، مانند تأمین مالی یا ارائه راه‌حل‌های خلاقانه برای مشکلات موجود.
بهبود روابط
وجود رویه‌های دقیق، باعث کاهش سوءتفاهم‌ها، زحمت‌های اضافی و مشاجرات احتمالی در مورد زمان و نحوه انجام کارها می‌شود.
نحوه سیستم‌سازی کسب و کار برای گسترش آن
به طور کلی، سیستم‌سازی بر جنبه‌های مختلف یک سازمان تأثیر می‌گذارد. نکته‌ی کلیدی این است که شما باید تمام فعالیت‌ها و عملیات سازمانی‌تان را طبق یک استاندارد تنظیم کنید. بیایید ۵ گام سیستم‌سازی کسب و کار را با هم مرور کنیم.
گام ۱: فهرست‌کردن وظایف تکراری
- مشخص کنید که این وظایف هر چند وقت یک بار انجام می‌شوند. روزانه، هفتگی یا ماهانه؟
- تمامی افراد درگیر در این فرآیند را شناسایی کنید.
- مدت زمان لازم برای هر یک از این وظایف را تعیین کنید.
- قابلیت محول کردن این وظایف را بررسی کنید.
گام ۲: وظایف را سازماندهی و اولویت‌بندی کنید
- گروهی را که مسئول این کار هستند مشخص کنید.
- مقدار اهمیت هر کار را تعیین کنید.
- این کارها را بر اساس اهمیت و تأثیر آنها در حفظ وضعیت خوب کسب‌وکارتان اولویت‌بندی کنید.
گام ۳: مراحل را ثبت و مستند کنید
- در ایجاد سیستم برای کسب و کار، تا جایی که می‌توانید به جزئیات توجه کنید. این کار خیلی اهمیت دارد. تلاش کنید این مراحل را از دید شخصی که برای اولین بار این کار را انجام می‌دهد ثبت و یادداشت کنید. یک راهنمای گام‌به‌گام تهیه کنید و از مراحل کار عکس و ویدئوهای آموزشی که از صفحه تهیه شده است بسازید. باید این ویدئوها با صدای خودتان باشد. به طور کلی هر چیزی که باعث فهم بهتر و روشن‌تر شدن مطلب می‌شود به آن اضافه کنید.
- از تمام منابع موجود استفاده کنید و برای صرفه‌جویی در زمان، از نمونه‌های رایگان آنلاین بهره بگیرید.
- اگر زمان یا ابزار کافی ندارید، می‌توانید از افرادی که مهارت ساخت راهنمای آموزشی دارند کمک بگیرید.
گام ۴: پیاده‌سازی مراحل
- یک بار مراحل سیستم سازی را انجام دهید. ببینید آیا رضایت‌بخش است یا نه. کارها را بر اساس مراحلی که نوشته‌اید پیش ببرید تا ببینید آیا به راحتی می‌توان آنها را دنبال کرد. ممکن است با بخش‌هایی روبه‌رو شوید که نیاز به توضیح بیشتر دارند.
- اگر امکان دارد از یکی از همکارانتان بخواهید که با استفاده از راهنمای شما کاری را انجام دهد. اگر در روند کار سؤالی داشت، احتمالاً این مراحل نیاز به شفاف‌سازی بیشتری دارند.
- مراحل را تا حد ممکن بدون نقص طراحی کنید تا از بروز اشتباهات در آینده جلوگیری شود.
گام ۵: پیشرفت و بهبود را ادامه دهید
- به طور مداوم تغییراتی در روش‌های کار خود ایجاد کنید تا مراحل کار را بهبود ببخشید و کارایی و اثر بخشی را افزایش دهید.
- کارمندان را تشویق کنید تا پیشنهاداتی برای بهبود فرایندها و مراحل سیستم سازی کسب و کار ارائه دهند.
سیستم سازی کسب و کار چطور همه چیز را تغییر می‌دهد…
فرآیند سیستم‌سازی بر چند عملکرد کلیدی کسب‌وکار تأثیر می‌گذارد. ما در ادامه هر یک از آنها را با جزئیات بیشتری بررسی خواهیم کرد.
ارتباطات داخلی
یک سیستم که جلسات، ایمیل‌ها، تماس‌های مجازی و مکالمات حضوری شما را ثبت و مدیریت کند. با این نرم‌افزار درباره فرصت‌ها بحث می‌کنید، تصمیم‌گیری می‌کنید و موفقیت‌ها را مرور می‌کنید.
ارتباط با مشتریان
نرم‌افزاری که برای سیستم سازی کسب و کارتان استفاده می‌کنید باید بتواند روابط با مشتریان را مدیریت کند. چطور می‌توانید مشتریان فعلی را به طرفداران واقعی محصول یا خدمتتان تبدیل کنید؟ این سوالی است که نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتریان می‌تواند به آن پاسخ دهد.
آنبوردینگ و دستور تهیه
معمولاً کارمندان جدید با انگیزه زیاد شروع به کار می‌کنند. اما شما باید این انگیزه را در طول مسیر شغلی حفظ کنید. زمانی که کارکنان جدید از تجربۀ خود در شرکت لذت ببرند، احتمال ماندنشان در سازمان بیشتر می‌شود و عملکرد بهتری نیز خواهند داشت.
وقتی کارمندان جدید سریعاً جا افتاده و تأثیر بگذارند، شما می‌توانید بیشترین بهره را از سرمایه‌گذاری‌تان روی آنها ببرید. اما این کار به همین راحتی نیست. شما باید یک فرایند آنبوردینگ منظم و سیستماتیک داشته باشید.
با سیستم‌سازی فرایند آنبوردینگ، ورود کارکنان جدید به شکلی پیوسته و منظم اتفاق می‌افتد که می‌تواند برای مدت طولانی ادامه یابد. در چنین شرکتی، یک عضو جدید در کنار تیم شاد و باانگیزه می‌تواند بهترین عملکرد خود را نشان دهد.
مدیریت پروژه
کسب و کار شما قطعاً پروژه‌های متعددی را انجام می‌دهد. چه این پروژه فروش یک محصول باشد و چه انجام خدماتی خاص. چگونه می‌توانید تمام پروژه‌های کوچک‌تر را به گونه‌ای مدیریت کنید که چیزی از قلم نیفتد؟
فرایندها و رویه‌ها
شاید دشوار باشد؛ اما هنوز هم بسیاری از مدیران، گردش کار خود را روی کاغذ، نرم‌افزارهای صفحه‌گسترده یا حتی در ذهن‌شان نگه‌داری می‌کنند! وقتی به فرایندهای شرکت این گونه نگاه کنید، اندازه‌گیری آنها دشوار و بهبود آنها ناممکن خواهد بود.
به همین خاطر، سیستم‌سازی و یکپارچه‌سازی گردش کار در شرکت‌های موفق بسیار محبوب شده است. با سیستم‌سازی و مستندسازی گردش کار، می‌توانید کارها را دنبال کرده و تحلیل کنید که این کار موجب بهبود قابل توجه نتایج کارتان خواهد شد.
حسابداری- مالی
به طور کلی، هر فعالیتی که مدیریت پول شرکت شما را انجام می‌دهد، باید جزو سیستم‌سازی قرار بگیرد. این شامل تمامی جریان‌های مالی، از نقدینگی شرکت تا مالیات و بودجه‌بندی بخش‌ها است.
نمونه سیستم سازی کسب و کار
یک مثال موفق از سیستم‌سازی در یک کسب و کار، شرکت گوگل است. هر بار که شما از موتور جستجوی گوگل استفاده می‌کنید، هزاران کامپیوتر به طور خودکار کار می‌کنند تا نتایج جستجو را به شما برگردانند. الگوریتم جستجوی گوگل مشخص می‌کند که این کامپیوترها چگونه با هم کار کنند و کارمندان گوگل به طور مداوم جزئیات عملکرد این سیستم را بهبود می‌بخشند. هر سال، مهندسان گوگل بیش از ۵۵۰ بهبود در الگوریتم اولیه ایجاد می‌کنند که به این معنی است که بهتر می‌توانند شما را به دنبال چیزی که می‌خواهید هدایت کنند. به همین دلیل، الگوریتم گوگل به قدری عمل می‌کند که نتایج جستجوی شما تقریباً در ۰.۲ ثانیه و بدون دخالت انسان ارائه می‌شود. قطعاً اگر گوگل زمان و انرژی اولیه خود را به تعریف و سیستم‌بندی فرآیند جستجو اختصاص نمی‌داد، هرگز به چنین موفقیتی نمی‌رسید.
نرم‌افزار CRM چگونه به سیستم‌سازی کسب‌وکار کمک می‌کند؟
وقتی می‌توانید اطلاعات مربوط به فرایندها و اهداف اصلی کسب‌وکار خود را در یک مکان معین جمع‌آوری کنید، بسیاری از نگرانی‌های مدیران درباره نظم و انضباط شرکت برطرف می‌شود. جالب است که این اطلاعات موجود در نرم‌افزار CRM تنها با یک کلیک قابل دسترسی هستند.
علاوه بر این، سیستم CRM به شما کمک می‌کند تا اطلاعات شرکت را تحلیل کرده و داده‌ها را بر اساس معیارهای دلخواه مرتب کنید. CRM توانایی دسته‌بندی و ذخیره برنامه‌ها و گزارش‌های فروش شرکت را دارد. به عبارت دیگر، می‌توانید بعداً برای پیگیری عملکرد شرکت به این ثبت‌ها مراجعه کنید و اصلاحات لازم را انجام دهید.
نتیجه‌گیری
سیستم‌سازی در کسب‌وکار یک رویکرد مؤثر و کارآمد است که می‌تواند به موفقیت آن کمک کند. سیستم‌سازی به سازمان‌ها و اعضای آن دیدی واضح درباره نقش‌های خود و نحوه انجام رویه‌های استاندارد می‌دهد. به لطف SOPها، شرکت شما به طور کارآمدتری عمل می‌کند و این امکان را فراهم می‌کند که به رشد و توسعه کسب‌وکارتان ادامه دهید. پس از سیستم‌سازی، باید به دقت کسب‌وکار و سیستم‌های طراحی‌شده‌تان را تحلیل کنید. استفاده از روش‌هایی مثل تکنیک CATWOE در این زمینه بسیار مفید است. آیا شما هم از سیستم‌سازی کسب‌وکار استفاده می‌کنید؟
