نحوه ارتباط با مشتری
۱۱ روش عالی برای ارتباط مؤثر با مشتری
برقراری ارتباط با مشتریان و نحوه رفتار با آنها نقش بسیار مهمی در ادامه حیات یک کسبوکار دارد. برقراری ارتباط با مشتری به چه معناست؟ چطور باید با مشتری صحبت کنیم؟ بیایید تا به این سوالات پاسخ دهیم.
امروزه مشتریها انتظارهای بیشتری از کسبوکارها دارند و اگر یک شرکت نتواند به خواستههای آنها پاسخ دهد، ممکن است از رقابت کنار برود. این جمله شاید کمی تلخ به نظر بیاید اما واقعیت این است که نحوه برخورد با مشتری، موفقیت شما را مشخص میکند.
جلب توجه مشتریان برای تعامل با برند، هدف هر کسبوکاری است. برخی از شرکتها با استفاده از برندینگ سعی میکنند نظر مشتریان را جلب کنند. اما در بازار رقابتی امروز، نحوه تعامل با مشتریان برای خرید محصول یا خدمات شما خیلی مهمتر از قیمت است. شما باید همیشه «چیزی» برای ارائه داشته باشید. نحوه برخورد با مشتری تعیین میکند که چه ارزشی به مشتری ارائه میدهید. این تعامل معنیدار، باعث میشود مشتریان بخواهند ارتباط خود را با شما حفظ کنند.
شاید برای شما هم سوال پیش آمده که با مشتری ناراضی چطور باید برخورد کنیم؟
باید توجه داشته باشیم که اولین قدم در تعامل درست با مشتری، مدیریت مؤثر مشتریهای ناراضی است. بیایید در این مورد بیشتر صحبت کنیم.
تعامل با مشتری به چه معناست؟
تعامل با مشتری معمولاً به لحظاتی اطلاق میشود که افراد با یک کسبوکار ارتباط برقرار کرده و در آن درگیر میشوند. این لحظات در طول سفر مشتری شکل میگیرد و به عموماً به فعالیتهای بازاریابی، فروش و خدمات مربوط میشود.
مشتریان به دلایل مختلفی با یک کسبوکار تماس میگیرند؛ البته متوجه باشید که این دلایل به شیوههای برقراری ارتباط مربوط نمیشود. شکل زیر مراحل جذب مشتری را نشان میدهد که میتواند در بهبود تجربه مشتری مؤثر باشد. با مطالعه اطلاعات موجود در آن میتوانید درک کنید چرا مشتریان با برند شما ارتباط برقرار میکنند.
همانطور که در تصویر فوق مشاهده کردید، در طول زمان ارتباط، مشتری به روشهای مختلفی با برند شما تعامل دارد.
بهطور کلی، مشتریان از سه طریق با کسبوکار شما ارتباط برقرار میکنند: بازاریابی، فروش و خدمات مشتری. هر یک از این زمینهها نیازها، اهداف و انتظارات متفاوتی از برند شما دارند، اما این باعث نمیشود که یکی از اینها مهمتر از دیگری باشد. هر سه بخش فرصتهای مهمی برای برند شما هستند تا بتوانید با مشتریان ارتباط برقرار کرده و مشتریان جدید جذب کنید.
کنید، مشتریان بالقوه را به مشتری واقعی تبدیل کنید و حتی رضایت آنها را جلب نمایید.
نحوه برخورد با مشتریان
نحوه تعامل شما با مشتریان مهمترین نکتهای است که باید توجه کنید. بنابراین در برخورد با مشتری باید به چند نکته ی مهم توجه داشته باشید. به خصوص نحوه برخورد با مشتریان عصبانی باید حساب شده و دقیق باشد. موارد زیر را در نظر بگیرید:
- همدلی و قدردانی نشان دهید.
- وظیفهشناس باشید.
- شفاف و خوشبرخورد باشید.
- نظرات مشتریان را بخواهید و بر اساس آنها عمل کنید.
- مشتریان خود را غافلگیر و خوشحال کنید.
- به جاهایی بروید که مشتریان شما هستند.
- مثل یک انسان صحبت کنید.
یادآور میشویم که مشتریان علاوه بر دریافت محصول یا خدماتی که نیاز دارند، میخواهند از شرکتهایی خرید کنند که در زمان نیاز راحت بتوانند از آنها کمک بگیرند و برای آنها کم نگذارند.
قطعا میدانید که تجربه مشتری تنها با فروش به پایان نمیرسد، شرکتها باید بهطور مداوم تلاش کنند تا آن را بهتر کنند. در ادامه این مقاله به این موضوع مفصل خواهیم پرداخت و بهترین روشهای برخورد با مشتری را مرور خواهیم کرد. با استفاده از این شیوهها میتوانید نظر مشتریان را جلب کنید تا به تعامل با کسب و کار شما ادامه دهند.
بیایید به چند نمونه از نحوه برخورد با مشتری اشاره کنیم که بر اساس بازاریابی، فروش و خدمات مشتری دسته بندی شدهاند.
نمونههایی از تعامل با مشتری
تعاملات مشتری در بازاریابی
- مشتری، تبلیغات برند شما را در شبکههای اجتماعی میبیند و درباره آن نظر میدهد.
- مشتری وارد فروشگاه شما میشود و درباره ویژگیهای یک محصول یا خدمات خاص سوال میکند.
- مشتری برای دریافت خبرنامه و تبلیغات هفتگی در ایمیل شما ثبتنام میکند.
- مشتری به یکی از رویدادهای شرکت شما میرود.
تعاملات مشتری در فروش
- مشتری با شرکت تماس میگیرد و میخواهد با کارشناس فروش صحبت کند.
- مشتری در حال گشت و گذار در وبسایت شما است و تصمیم میگیرد که با کارشناس فروش یک گفتگوی زنده داشته باشد.
- مشتری از تیم فروش شما ایمیلی دریافت میکند و جلسهای را برنامهریزی میکند.
- کارشناس فروش با مشتری تماس میگیرد تا ببیند از محصول یا خدمات جدید چه نظری دارد.
- کارشناس فروش با مشتری تماس میگیرد تا مکالمه قبلی را پیگیری کند.
تعاملات مشتری در خدمات پس از فروش
- مشتری با یک خط پشتیبانی تماس میگیرد تا دربارهی محصول یا خدماتی سوال بپرسد.
- مشتری در مورد یک محصول، خدمات یا تبلیغات سؤالی دارد و با برند شما در شبکههای اجتماعی ارتباط برقرار میکند.
- مشتری که از تجربه خود ناراضی است، یک نقد منفی از برند شما مینویسد.
- مدیر موفقیت مشتری با فردی که علائم نارضایتی را نشان میدهد تماس میگیرد.
قبل از ادامه، بیایید جاهایی که مشتریان احتمالاً با کسبوکار ما تعامل خواهند داشت را شناسایی کنیم. به عبارت دیگر، ببینیم کجا با مشتریان روبرو هستیم؟
کانالهای ارتباط با مشتریان
با پیشرفت تکنولوژی، هر روز کانالهای جدیدی به وجود میآید که مشتریان و کسبوکارها را به هم نزدیکتر میکند و باعث میشود تعامل آنها سادهتر و نزدیکتر شود. برخی از این کانالهای محبوب عبارتند از:
- ایمیل
- تلفن
- چت زنده
- شبکههای اجتماعی
- صفحه وب
- ویدئو زنده
- ملاقات حضوری
- نامههای کاغذی
بهترین نحوه برخورد با مشتری
۱. همدلی و سپاسگزاری را نشان دهید
آیا با قانون طلایی آشنا هستید؟ «با دیگران طوری رفتار کنید که دوست دارید با شما رفتار شود.»
قانون طلایی خدمات مشتری هم باید این باشد:
با مشتریان به گونهای رفتار کنید که میخواهید با شما به عنوان مشتری رفتار شود.
امکان دارد این جمله کمی مبهم به نظر برسد، اجازه دهید بیشتر در مورد آن صحبت کنیم.
قبلاً چند بار درباره اهمیت همدلی در نقشهای مرتبط با مشتری نوشتهایم. ممکن است ساده به نظر بیاید، اما هر تعامل با مشتری باید نشاندهنده همدلی شما با مشکلات آنها و قدردانی شما از وفاداریشان باشد.
داشتن ارتباط مثبت با مشتریان از اهمیت بالایی برخوردار است. برای مثال:
- از مشتریان تشکر کنید: بابت همه چیز. اگر شرکت شما در ارائه خدمات دچار مشکل شده، از صبر و شکیبایی آنها تشکر کنید. در هنگام تمدید قرارداد یا خرید دوباره، از وفاداری آنها قدردانی کنید. از آنها بخواهید که نظرات خود را، چه مثبت و چه منفی، با شما به اشتراک بگذارند و بابت وقت و توجهشان تشکر کنید.
- در پاسخگویی به شکایات و مشکلات مشتریان همدل باشید. به مسائل و مشکلاتی که ممکن است زندگی روزمرهی آنها را تحت تأثیر قرار دهد، با عرض «متاسفم» واکنش نشان دهید. این مشکلات میتوانند وقت یا پول آنها را هدر دهند یا فقط موجب ناراحتی آنها شوند. شما نمیدانید مشتریان شما چه چالشهایی در زندگی خود دارند، بنابراین در صورت مواجهه با هر گونه مشکلی از آنان عذرخواهی کنید.
اگر مشتریان تجربهی مثبتی با شرکت شما داشته باشند، بیشتر از شما خرید میکنند و احتمال وفاداریشان بیشتر خواهد بود. سعی کنید در ایجاد فضای مثبت و دوستانه سهم داشته باشید تا مشتریان هنگام تعامل با شما احساس خوبی داشته باشند.
۲. وظیفه شناس باشید
این نکتهای است که ممکن است در دوران تحصیل یا در اولین شغل خود یاد گرفته باشید، اما در برقراری ارتباط با مشتریان بسیار مهم است. وظیفه شناس بودن و پیگیری مشکلات مشتریان در هر ارتباط با آنها اهمیت زیادی دارد. فرقی نمیکند مشتری برای دریافت راهحل به شما مراجعه کرده، در تالار گفتوگو نظری گذاشته یا شما را به فرد دیگری معرفی کرده است، در هر حالت باید پیگیر باشید.
گاهی اوقات مشتریان از طریق تماس تلفنی، ایمیل یا شبکههای اجتماعی با شما ارتباط برقرار میکنند اما احساس میکنند که مشکلشان حل نشده است. برای رفع این تصور اشتباه موارد زیر را در نظر داشته باشید:
- اگر قادر به حل مشکل در اولین تماس نیستید، یک زمان مشخص تعریف کنید که در آن انتظار دارید مشکل حل شود. زمان و تاریخ مشخصی ارائه دهید و مسئولیت پیگیری را به عهده بگیرید.
- اگر توانستهاید مشکل مشتری را رفع کنید، یک یا دو هفته بعد با او تماس بگیرید تا مطمئن شوید که آن مشکل دوباره پیش نیامده است.
- بهتر است در مورد مشکلاتی که مشتریان معمولاً با محصولات شما دارند، تحقیق کنید و سپس با آنها تعامل کنید تا هم از بروز مشکلات جلوگیری نمایید و هم رضایت مشتریان را مدیریت کنید.
- اگر با گروهی از مشتریان در ارتباط هستید، وقت بگذارید تا درباره آنها و کسبوکارشان بیشتر بدانید و گهگاهی در مورد صنعت آنها صحبت کنید یا به آنها برای موفقیتهایشان تبریک بگویید.
۳. شفافیت داشته باشید
وقتی که با مشتریان ارتباط برقرار میکنید، بسیار مهم است که شفاف باشید؛ بهویژه اگر مربع مشکلات یا خطاهایی مربوط به شما یا محصولاتتان باشد.
حتماً از همدلی و قدردانی در توضیح شرایط استفاده کنید. بابت مشکل پیش آمده عذرخواهی کنید و بگویید چه اتفاقی افتاده و چگونه میخواهید از تکرار آن جلوگیری کنید. اگر احتمال تکرار مشکل وجود دارد، به طور واضح به مشتری بگویید تا بتواند خود را برای آینده آماده کند.
خصوصاً اگر محصولات یا خدمات شما مرتبط با دادهها یا اطلاعات شخصی مشتریان است، باید مسئولیت خود را در قبال آنها جدی بگیرید. در دنیای امروز، مشتریان میخواهند بدانند که شما چه اقداماتی برای رفع مشکلات و جلوگیری از تکرار آنها انجام میدهید. اطمینان حاصل کنید که در چنین مواقعی ارتباط شفافی با مشتریان برقرار میکنید و اگر قادر به این کار نیستید، از مدیر یا سرپرست خود بخواهید راهنمایی بهتری ارائه نماید.
۴. بازخورد مشتریها را بگیرید و بر اساس آن عمل کنید
کلمات کافی نیستند؛ شما باید در عمل نیز ثابت کنید که مشتریان برایتان اهمیت دارند. مرتباً نظر مشتریان را بپرسید و بر اساس آنها اقدام کنید.
درخواست بازخورد به طور منظم از مشتریان، راهی مؤثر برای شناسایی مشکلات احتمالی است. این کار همچنین به شما کمک میکند که قبل از آنکه مشتریان از شما رویگردان شوند، به مشکلات آنها رسیدگی کنید. نظرسنجیها احساس ارزشمندی را در مشتریان ایجاد میکنند و شما را به آنها نزدیکتر میسازند.
شما میتوانید با استفاده از نظرات مشتریان، مشکلات و کارمندان ناکارآمد را شناسایی کنید و البته پیشرفتهای لازم را در فرآیندهای خود انجام دهید.
نکته: اما اگر هیچ روشی برای استفاده از انتقادات مشتریان ندارید، بهتر است خیلی زیاد نظرسنجی برگزار نکنید. این کار ممکن است مشتریان را خسته کند.
نکته: اگر تا به حال نظرسنجی NPS یا شاخص خالص ترویجکنندگان را امتحان نکردهاید، حتماً این روش را برای توسعه کسبوکارتان مد نظر قرار دهید.
۵. هر زمان که میتوانید مشتریان را خوشحال کنید
خوشحال کردن مشتریان تاثیر زیادی در رضایت آنها دارد. چطور میتوانیم مشتری را خوشحال کنیم؟ با یک سورپرایز!
سعی کنید بهطور مرتب برای خوشحال کردن مشتریان خود وقت بگذارید. لازم نیست حتماً با یک هدیه یا تخفیف آنها را شگفتزده کنید (هرچند این هم میتواند گزینه خوبی باشد). گاهی اوقات یک نامه تشکر ساده، هدایای تبلیغاتی یا توجه به آنها در شبکههای اجتماعی میتواند به ایجاد حس خوب و ارتباط عاطفی با مشتریان شما کمک کند. فراموش نکنید که ایجاد ارتباط عاطفی یکی از عوامل موثر در افزایش وفاداری مشتریان است.
۶. به مکانهایی بروید که مشتریان هستند
به عنوان یک مشتری، هیچ چیز بیشتر از این آزاردهنده نیست که وقتی شکایت میکنید، به شما بگویند با یک شماره تلفن تماس بگیرید. در زمینه حفظ مشتری، نباید اجازه دهید مشتری معطل بماند.
وظیفه شماست که هر چه زودتر به درخواستهای مشتریان پاسخ دهید. برای این کار، باید در تمام کانالها حاضر باشید، به خصوص در کانالهایی که مشتریان معمولاً با آنها با شما ارتباط برقرار میکنند.
سعی کنید همیشه به درخواستها و مشکلات مشتریان در همان پلتفرمی که ابتدا با آن تماس گرفتهاند، پاسخ دهید. البته ممکن است استثناهایی هم وجود داشته باشد، اما این کار به شما کمک میکند تا سریعتر با مشتریان در ارتباط باشید و پاسخ لازم را به آنها برسانید.
۷. ربات نباشید
یکی دیگر از پیشنهادات ما درباره نحوه برخورد با مشتریان این است که ارتباط انسانی برقرار کنید. مشتریان وقتی با شما تماس میگیرند که به کمک نیاز دارند. بدترین کار این است که به آنها یک پیام آماده و اداری ارسال کنید. زبان رسمی در برخی کانالها (مثل اینستاگرام) خشک و غیرمحبوب است.
هنگام حل مشکل مشتری، لحن حرفهای خود را حفظ کنید. اما وقتی مشکل حل شد یا مشتری برای ارائه بازخورد مثبت به شما روی آورد، راحت باشید و کمتر به زبان رسمی صحبت کنید یا بنویسید. از زبان محاورهای استفاده کنید، البته بدون غلطهای املایی!
از خلاقیت خود برای برخورد مناسب با مشتری بهره ببرید. برای مثال، در توییتر نیازی نیست از پاسخ دادن با GIF یا هشتگ خجالت بکشید. اگر در اینستاگرام برای آنها نظر میگذارید، سعی کنید از ایموجیها استفاده کنید. ارتباطات شخصی کوچک، مشتریان را به شما نزدیکتر کرده و آنها را برای حفظ ارتباط هیجانزده میکند.
۸. با هدیه دادن به مشتریان، آنها را به مشتری وفادار تبدیل کنید
اگر برای تشکر از مشتری یک کارت بفرستید، خیلی خوب است، اما اگر مشتری ببیند که شرکت به او یک هدیه کوچک فرستاده، واقعاً خوشحال میشود و این هدیه در خاطرش باقی میماند. برای مثال، دفعه بعد که خواستید از مشتریان خود تشکر کنید، برایشان یک ایمیل با کارت تبریک یا یک کوپن تخفیف ارسال کنید.
۹. اگر حضوری با مشتری صحبت میکنید، گوشی موبایل خود را کنار بگذارید
یکی از اصول مهم در هنگام تعامل با مشتری، توجه کامل به او است. حتماً فروشندگانی را دیدهاید که وقتی وارد فروشگاه میشوید، مدام با گوشیشان کار میکنند و به سوالات شما دیر جواب میدهند. طبیعتاً در این صورت از فروشگاه خارج میشوید و خرید نمیکنید. این موضوع در سطح بالاتر و در فروشهای بزرگتر، که اهمیت برخورد با مشتری بیشتر است، نیز صادق است.
۱۰. از یک روش ثابت برای همه مشتریان استفاده نکنید
یکی از رازهای کسبوکارهای موفق، این است که به مشتریان احساس خاص بودن بدهند. بنابراین، بهتر است با توجه به اطلاعات مشتری، از رویکردی متناسب با شخصیت او استفاده کنید. همچنین باید بین نحوه برخورد با مشتریهای جدید و مشتریهای قدیمی تفاوت قائل شوید.
۱۱. هرگز مشتریان را منتظر نگذارید
تقریباً همه ما این تجربه تلخ را داشتهایم که…
ما با یک مشکل بزرگ یا سوالی روبرو بودیم، اما کسی که با او تماس گرفته بودیم، ما را در حالت انتظار گذاشت. این خیلی حس بدی دارد. هرگز نباید با مشتری چنین کاری کرد، چون نتیجهاش این میشود:
- ممکن است تماس را قطع کند
- از شما ناامید شود
- به سراغ رقبای شما برود
اگر ناچار هستید مشتری را منتظر بگذارید، میتوانید از راهکارهای زیر کمک بگیرید:
- برای مشتری توضیح دهید چرا باید منتظر بمانند. وقتی دلیل چیزی را بگویید، مشتری بهتر نمیفهمد و احساس بهتری دارد.
- اطلاعات تماس آنها را بپرسید و بعداً خودتان با آنها تماس بگیرید. این کار نشان میدهد که واقعاً میخواهید به آنها کمک کنید.
- به مدت زمانی که مشتری در انتظار است توجه کنید. نباید بیش از چند دقیقه مشتری را منتظر بگذارید.
سیستم مدیریت تعامل با مشتری
نرمافزارهای مدیریت تعامل با مشتری به کسبوکارها کمک میکنند تا تعاملات با مشتریان در کانالهای مختلف را به خوبی مدیریت کنند. این ابزارها در زمینههای زیر به شما کمک میکنند:
تجهیز تیمها به اطلاعات مشتری
نرمافزار تعامل با مشتری، اطلاعات ارتباطات مشتری را به صورت منظم جمعآوری میکند. به این ترتیب، کسبوکار لازم نیست به طور مداوم اطلاعات مشتریان را بین بخشها منتقل کند. هر بار که مشتری با یکی از کانالهای کسبوکار تعامل میکند، اطلاعات اصلی او مثل شماره تماس، تعاملات قبلی یا نوع حساب او برای همه بخشها قابل دسترسی خواهد بود.
ارائه دادههای تعامل با مشتری
تعاملات با مشتری منابع باارزشی از دادهها هستند. این اطلاعات به تیمها کمک میکنند تا مشکلات مشتریان را شناسایی کنند. همچنین میتوانند بفهمند چگونه رضایت مشتری را افزایش دهند و چگونه تجربه بهتری برای آنها فراهم کنند. نرمافزار تعامل با مشتری باید شامل دادهها و تحلیلهای جدید و تاریخی باشد و به تیمها اجازه دهد از این تعاملات درس بگیرند.
بهبود تجربه مشتری با هوش مصنوعی و اتوماسیون
این سیستمهای مدیریت تعامل با مشتری بر پایه هوش مصنوعی و اتوماسیون طراحی میشوند. چتباتها به تیمهای پشتیبانی این امکان را میدهند که نحوه برخورد با مشتری را به شکلی گسترده مدیریت کنند و سریعتر به سوالات مشتریان پاسخ دهند. هوش مصنوعی همچنین به مدیران کمک میکند که بتوانند رضایت مشتریان را در حین تعامل پیشبینی کنند. اتوماسیون نیز به تیمهای پشتیبانی این امکان را میدهد که هر تعامل مشتری را به صورت خودکار بر اساس عواملی مثل تخصص نیاز، زبان یا نوع محصول به نماینده مناسب هدایت کنند.
نحوه برخورد با مشتری در مغازه
در اینجا چند نکته درباره نحوهی برخورد با مشتری در مغازه آوردهایم:
- به مشتری خوشآمد بگویید: لبخند بزنید، به استقبال مشتری بروید و خودتان را معرفی کنید.
- با صدای دوستانه صحبت کنید.
- بپرسید که به چه چیزی نیاز دارند: از مشتری بپرسید به دنبال چه چیزی است و چه کمکی میخواهد.
- ارتباط شخصی برقرار کنید: از تاریخچه خرید مشتری استفاده کنید و بر اساس آن پیشنهادات مناسبی ارائه دهید. همچنین خوب است که مشتری را با اسم کوچکش صدا بزنید.
- از نظرات مشتریان استفاده کنید: اگر مشتری قبلاً از محصول یا خدمات شما استفاده کرده، از او بپرسید نظرش چیست.
- خدمات مشتری خوبی ارائه دهید: مشکل مشتری را هر چه زودتر برطرف کنید و حتی بیشتر از آن، او را شگفتزده کنید.
- از فرصت اضافی برای فروش غافل نشوید.
- اطلاعات مشتری را برای ارتباط دیجیتال ثبت کنید. (مانند شماره تلفن یا آدرس ایمیل)
نتیجهگیری
نحوه رفتار با مشتری، اصلیترین عامل در وفاداری مشتری به برند شما و موفقیت کسبوکارتان است. اگر تا به حال влия این فاکتور مهم را در سازمان خود نبینیدید، بهتر است جزئیات برخورد با مشتری را در اولویت قرار دهید تا از رضایت مشتریان و در نهایت افزایش فروش بهرهمند شوید. طرز برخورد با مشتری را در کانالهای مختلف یاد بگیرید و مشتریان خود را تحت تأثیر قرار دهید. ادامه حیات کسبوکارتان به نحوه تعامل با مشتریانتان بستگی دارد.
در این مقاله، ما انواع روشهای برخورد با مشتری که بیشترین تاثیر را بر کسبوکار شما دارند بررسی کردیم. آیا شما هم تجربهای در این زمینه دارید؟ نظرات خود را با ما و دیگران به اشتراک بگذارید.