مدیریت داده چیست؟ چرا مدیریت داده برای سازمان اهمیت دارد؟ انواع مدیریت داده
مدیریت داده چیست؟ با مزایای مدیریت داده، چالش‌های آن و نکات مهم برای مدیران آشنا شوید و همین امروز از این مفاهیم استفاده کنید.
هر کسی که صاحب یک کسب‌وکار است باید با مدیریت داده آشنا باشد. مدیریت داده‌ها، کلید اصلی حفظ برتری در هر صنعتی است که به داده‌ها وابسته است. فرآیند مدیریت داده شامل ترکیبی از فعالیت‌های مختلف است که هدف آن اطمینان از دقیق، صحیح و در دسترس بودن داده‌ها در سازمان می‌باشد.
مدیریت مؤثر داده، یک بخش ضروری از راه‌اندازی سیستم‌های فناوری اطلاعات (IT)، استفاده از نرم‌افزارهای کسب‌وکار و ارائه اطلاعات تحلیلی است که به مدیران در تصمیم‌گیری‌ها و برنامه‌ریزی‌های استراتژیک کمک می‌کند. برای مدیریت داده‌ها به درستی، نیاز است روی ابزارهای مدیریت داده سرمایه‌گذاری کنید.
در این مقاله، ما قصد داریم به طور کامل درباره مدیریت داده صحبت کنیم. ابتدا بیایید مفهوم مدیریت داده را تعریف کنیم.
داده چیست؟
داده، اطلاعاتی است که به شکل موثری برای بهبود یا پردازش شده است. در زمینه کامپیوتر و رسانه‌ها، داده به اشکالی از اطلاعات اشاره دارد که به صورت دیجیتال ذخیره شده‌اند. در علوم، داده به مجموعه‌ای از حقایق گردآوری‌شده گفته می‌شود.
انواع داده
با پیشرفت وب و تلفن‌های هوشمند، داده‌های دیجیتال افزایش یافته‌اند. برخی از مهمترین انواع داده عبارت‌اند از:
- داده‌های ساختارنیافته: اکنون شامل مقدار بالایی از داده‌های بدون ساختار مانند متن، صدا و ویدیو است.
- داده‌های مصنوعی: هوش مصنوعی می‌تواند داده‌های مصنوعی بسازد که در آزمایش نرم‌افزارها و پیش‌بینی‌ها به کار می‌آید.
- داده‌های بزرگ: به داده‌هایی گفته می‌شود که حجم آنها به پتابایت یا بیشتر می‌رسد.
مدیریت داده چیست؟
مدیریت داده (Data Management) به فرآیند جمع آوری، سازماندهی، حفاظت و ذخیره داده‌های یک سازمان گفته می‌شود. هدف این کار تجزیهوتحلیل و بهبود تصمیمات تجاری است. امروزه که سازمان‌ها داده‌ها را با سرعت بالایی تولید و مصرف می‌کنند، استفاده از ابزارهای مدیریت داده برای فهم و کنترل این حجم بالا ضروری است. وقتی که یک سازمان داده محور از نرم‌افزارهای مدیریت داده استفاده می‌کند، به این معنی است که همیشه داده‌هایی معتبر و به‌روز دارد.“`html
دارید تا بر اساس آنها تصمیم‌گیری کنید. این نرم‌افزار به همه چیز (از تهیه داده‌ها تا فهرست نویسی، جستجو و مدیریت) کمک می‌کند.
انواع مدیریت داده
مدیریت داده‌ها وظیفه‌های مختلفی در محیط داده‌های یک سازمان دارد و کارهای اساسی را ساده‌تر و سریع‌تر می‌کند. روش‌های مدیریت داده شامل موارد زیر است:
- آماده‌سازی داده‌ها (Data preparation): برای تصفیه و تبدیل داده‌های خام به شکل مناسب برای تجزیهوتحلیل
- کانال انتقال داده (Data pipeline): انتقال خودکار داده‌ها از یک سیستم به سیستم دیگر را فراهم می‌کند.
- ETL (حروف اول سه کلمه استخراج، انتقال، بارگذاری) به منظور گرفتن داده‌ها از یک سیستم، تبدیل آنها و بارگذاری در انبار داده‌های سازمان طراحی شده است.
- کاتالوگ داده‌ها (Data catalogs) به مدیریت ابرداده‌ها کمک می‌کند تا تصویر کاملی از داده‌ها ایجاد کنند و اطلاعاتی درباره تغییرات، مکان و کیفیت آنها ارائه دهند تا یافتن داده‌ها آسان‌تر شود.
- انبار داده (Data warehouses) مکان‌هایی هستند که منابع مختلف داده را در خود ادغام می‌کنند و راهی مشخص برای تجزیه و تحلیل داده‌ها فراهم می‌آورند.
- اداره داده‌ها (Data governance) استانداردها، فرآیندها و سیاست‌هایی را برای حفظ امنیت و یکپارچگی داده‌ها تعریف می‌کند.
- معماری داده‌ها (Data architecture) رویکردی رسمی برای ساخت و مدیریت جریان داده‌ها فراهم می‌کند.
- امنیت داده‌ها (Data security) از اطلاعات در برابر دسترسی غیرمجاز و فساد محافظت می‌کند.
- مدلسازی داده‌ها (Data modeling) جریان داده‌ها را از طریق یک اپلیکیشن یا مستندات توضیح می‌دهد.
اصول مدیریت داده چیست؟
طراحی فرآیند مدیریت داده ممکن است دشوار باشد، زیرا بر روی مجموعه‌ای از داده‌ها تمرکز دارد. در اینجا اصول مدیریت داده را بررسی می‌کنیم.
مدلسازی داده
اولین و مهمترین اصل مدیریت داده، مدلسازی داده است. این به معنای طراحی و ساختاردهی منطقی به داده‌ها، ویژگی‌های آنها و ارتباطاتشان است. یک مدل داده نشان‌دهنده خصوصیات داده، اندازه و نوع آن و محدودیت‌های روابط بین داده‌ها و یکپارچگی آنها است.
نقش و مسئولیت‌های داده
بسیاری از صاحبان کسب‌وکار این تصور را دارند که کاربران داده مسئول مدیریت داده‌ها هستند، اما در واقع باید افرادی متخصص در این زمینه را در سطوح مختلف شرکت مسئول این کار کنید. این کار کمک می‌کند تا مطمئن شوید که تمام تلاش‌ها و سرمایه‌گذاری‌های شما در مدیریت داده‌ها به هدر نمی‌رود.
برخی از مهمترین نقش‌های داده در یک تیم داده شامل مدیر ارشد داده، مباشر داده، نگهبان داده، مهندس داده و تحلیلگر داده است که هر کدام مسئولیت‌های مشخصی دارند.
طراحی سیستم داده
این جنبه‌ای مهم از مدیریت داده است که کمک می‌کند تا بفهمید داده‌ها چگونه جمع‌آوری، ادغام و نگهداری می‌شوند و این اطمینان را به شما می‌دهد که از داده‌ها به بهترین شکل استفاده می‌شود و حداقل داده‌ای از دست می‌رود.
کیفیت داده
یکی از مهمترین اصول در مدیریت داده، مدیریت کیفیت داده است. وجود نقص‌های آشکار در مجموعه داده‌های شما نشان‌دهنده این است که از روش‌های صحیح در مدیریت داده استفاده نکرده‌اید. اگر تیم شما نتواند به داده‌ها اعتماد کند، این موضوع بر بهره‌وری و کارایی آنها تأثیر منفی می‌گذارد. برای جلوگیری از این مشکل، باید داده‌های ورودی را به دقت بررسی کرده و از قیف داده عبور دهید تا مطمئن شوید داده‌ها تمیز و استاندارد شده‌اند.
حاکمیت دادهشنبه ۲۵ اسفند ۱۴۰۳
حاکمیت داده به مجموعه‌ای از نقش‌ها، سیاست‌ها، فرآیندها، استانداردها و معیارها اشاره دارد که از استفاده مؤثر اطلاعات و امنیت آنها اطمینان حاصل می‌کند و به شرکت کمک می‌کند تا به اهدافش برسد.
دستور تهیه داده
اگر اعضای تیم شما درک نکنند که سیستم داده شما چگونه کار می‌کند، احتمالاً نمی‌توانند به درستی از آنها استفاده کنند. برای افزایش دانش داده در بین اعضای تیم، باید تمام مراحل را مستند کرده و آن دانش را از طریق برنامه‌های آموزشی به همه منتقل کنید.
محافظت از داده‌ها
استراتژی‌های محافظت از داده شامل یک سری مقیاس‌های امنیتی مهم می‌شود. اصطلاح محافظت از داده به حفاظت از داده‌ها در برابر از دست رفتن، آسیب یا خراب شدن اشاره دارد و اطمینان حاصل می‌کند که داده‌ها همیشه در دسترس هستند.
مطابقت داده‌ها
استانداردهای مطابقت داده از کسب‌وکارها می‌خواهند تا راه‌های مدیریت داده‌هایشان را بررسی کنند. بر اساس این استانداردها، شرکت‌ها باید از داده‌های شخصی مشتریان محافظت کرده و اطمینان حاصل کنند که صاحبین داده‌ها حق دسترسی، تغییر یا حذف داده‌های خود را دارند.
اهمیت مدیریت داده در کسب‌وکار
مدیریت داده‌ها اولین مرحله کلیدی برای استفاده مؤثر از داده‌ها به صورت گسترده است. مدیریت داده‌ها به تصمیم‌گیری‌های مهم کمک می‌کند، برای مشتریان ارزش ایجاد می‌کند و به بهبود نتیجه نهایی کمک می‌کند. وقتی مدیریت داده‌ها به خوبی انجام شود، کارکنان یک سازمان می‌توانند به داده‌های معتبر و ارزشمند دسترسی داشته باشند و با جستجو در آنها، تصمیمات بهتری بگیرند. برخی از مزایای مدیریت داده مؤثر عبارتند از:
رؤیت پذیری
مدیریت داده‌ها می‌تواند باعث افزایش رؤیت‌پذیری دارایی‌های داده در سازمان شما شود. این به افراد کمک می‌کند تا سریع و مطمئن اطلاعات مورد نیازشان را برای تجزیه و تحلیل پیدا کنند. نمایان بودن داده‌ها باعث می‌شود سازماندهی و بهره‌وری شرکت بیشتر شود و کارکنان بتوانند داده‌های لازم برای انجام وظایف خود را بیابند.
پایایی
با مدیریت داده‌های سازمان، روش‌ها و سیاست‌های مناسبی برای استفاده و اعتمادسازی در داده‌ها ایجاد می‌کنید. این موضوع تصمیم‌گیری را آسان‌تر می‌کند و احتمال خطا را کاهش می‌دهد. وقتی داده‌ها معتبر و به‌روز هستند، شرکت‌ها بهتر می‌توانند به تغییرات بازار و نیازهای مشتریان پاسخ دهند.
امنیت
مدیریت داده‌ها با استفاده از ابزارهای احراز هویت و رمزگذاری می‌تواند خطر از بین رفتن، دزدیده شدن یا نقض داده‌ها را کاهش دهد. امنیت اطلاعات تضمین می‌کند که اطلاعات حساس شرکت پشتیبانی شده و اگر به منبع اصلی دسترسی نداشتید، قابل بازیابی است.
مقیاس پذیری
مدیریت داده‌ها به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا اطلاعات و استفاده‌ها را با روش‌های تکرارپذیر گسترش دهند تا داده‌ها و ابرداده‌ها به‌روز بمانند. وقتی فرآیندها به راحتی قابل تکرار هستند، سازمان شما می‌تواند از هزینه‌های غیر ضروری جلوگیری کند، مانند تحقیقات تکراری که کارکنان بارها انجام می‌دهند یا جستجوهای مکرر و پرهزینه‌ای که نیازی به انجام آنها نیست. نقش داده در سازمان‌ها با کمک سیستم‌های مدیریت داده کامل می‌شود؛ زیرا توانایی پاسخگویی به بارکاری بیشتر به نحوه مدیریت آن بستگی دارد.
مدیریت داده‌های سازمان و چالش‌ها
چون مدیریت داده نقش مهمی در اقتصاد دیجیتال امروز دارد، مهم است که سیستم‌های شما برای برآورده کردن نیازهای داده‌ای سازمانتان پیشرفت کنند. فرآیندهای سنتی مدیریت داده، گسترش قابلیت‌ها را بدون خطر افت در اداره یا امنیت دشوار می‌سازد. نرم‌افزارهای مدرن مدیریت داده باید این چالش‌ها را حل کنند:
چالش ۱: افزایش حجم داده‌ها
بخش‌های مختلف سازمان به داده‌های متفاوتی دسترسی دارند و نیازهای خاصی دارند. مدل‌های سنتی به فناوری اطلاعات نیاز دارند تا داده‌ها را برای هر مورد آماده کرده و سپس پایگاه داده‌ها یا فایل‌ها را مدیریت کنند. هرچه داده‌های بیشتری جمع‌آوری کنید، از آنها بیشتر فاصله می‌گیرید و از محل و نحوه استفاده از آنها غافل خواهید شد.
چالش ۲: نقش‌های جدید برای تجزیهوتحلیل
چون سازمان‌های امروز به تصمیم‌گیری بر اساس داده‌ها وابسته‌اند، تعداد بیشتری به داده‌ها دسترسی پیدا می‌کنند و آنها را تجزیه و تحلیل می‌کنند. این افزایش تعداد می‌تواند مشکلاتی مانند عدم یکپارچگی در دسته‌بندی و نامگذاری داده‌ها، ساختار داده‌ها و… ایجاد کند. به‌علاوه، اگر زمان و تلاش زیادی برای تبدیل داده‌ها لازم باشد، تجزیه و تحلیل انجام نمی‌شود و ارزش بالقوه آن داده‌ها کاهش یا از بین می‌رود.
چالش ۳: الزامات انطباق
تغییر مکرر الزامات انطباق، اطمینان از استفاده صحیح مردم از داده‌ها را به چالش می‌کشد. همه باید به سرعت به این تغییرات واکنش نشان دهند.
حالت ممکن است که بفهمند چه داده‌هایی باید استفاده شوند یا چه داده‌هایی نباید استفاده شوند. مثلاً چگونه و چه اطلاعات شخصی و قابل شناسایی (PII) برای رعایت قوانین حریم خصوصی جمع‌آوری، ردیابی و نظارت می‌شوند.
بهترین روش‌های مدیریت داده در سازمان
اجرای بهترین روش‌ها در مدیریت داده به حل مشکلات ناشی از مدیریت داده‌های محور کمک می‌کند. با یک استراتژی موثر برای مدیریت داده‌ها، می‌توانید از داده‌های خود به بهترین شکل استفاده کنید. برای اینکه استانداردهای مدیریت داده را به درستی پیاده‌سازی کنید، باید مراحل زیر را در نظر بگیرید:
۱. اهداف کسب و کار خود را به روشنی مشخص کنید
اولین قدم این است که اهداف سازمان خود را شناسایی کنید. تعیین اهداف به شما کمک می‌کند تا روند جمع‌آوری، ذخیره، مدیریت، دسته‌بندی و تجزیه و تحلیل داده‌ها را مشخص کنید. وقتی اهداف تجاری‌تان را بدانید، تنها داده‌های مرتبط را ذخیره و سازماندهی می‌کنید و از شلوغی و عدم مدیریت در سامانه مدیریت داده‌هایتان جلوگیری می‌کنید.
۲. بر روی کیفیت داده‌ها تمرکز کنید
شما یک سیستم مدیریت داده راه‌اندازی می‌کنید تا داده‌های قابل اعتمادی برای سازمان خود داشته باشید، بنابراین باید فرایندهایی برای بهبود کیفیت این داده‌ها ایجاد کنید. ابتدا باید هدف‌هایی برای ساده‌سازی، جمع‌آوری و ذخیره اطلاعات تعیین کنید. هرگز بررسی‌های منظم را فراموش نکنید. این‌طوری داده‌ها همواره به‌روز مانده و بر تجزیه و تحلیل تأثیر منفی نمی‌گذارند. همچنین باید اشتباهات مانند قالب‌بندی نادرست، غلط‌های املایی و سایر خطاهایی که می‌توانند بر نتایج تأثیر بگذارند، شناسایی شوند. از کارمندان بخواهید که داده‌ها را به‌درستی وارد کنند و برای اتوماسیون فرآیندها نیز توجه ویژه داشته باشند تا مشکلی پیش نیاید.
۳. به افراد مناسب دسترسی بدهید
حفظ کیفیت داده‌ها یکی از سخت‌ترین کارها است. اعضای تیم باید به داده‌ها به آسانی دسترسی داشته باشند. به جای اینکه قانون یکسانی برای همه افراد در شرکت تصویب کنید، سطوح دسترسی مختلفی تعیین کنید. پیدا کردن تعادل بین راحتی و امنیت کار دشواری است، اما دسترسی مناسب به داده‌ها در جلوگیری از هدر رفت زمان و منابع بسیار مهم است.
۴. امنیت داده‌ها را در اولویت قرار دهید
داده‌ها باید به‌طور مناسب در داخل سازمان قابل دسترسی باشند، اما باید از آنها در برابر افراد خارجی نیز محافظت شود. نحوه مدیریت داده‌ها را به اعضای تیم آموزش دهید و مطمئن شوید که فرایندهایتان به قوانین و شرایط لازم پایبند است. برای بدترین سناریوها آماده باشید و یک استراتژی برای رسیدگی به نقض‌های احتمالی تنظیم کنید. همچنین در انتخاب نرم‌افزار مدیریت داده دقت نمایید تا از بروز مشکلات جلوگیری کنید.
انواع سیستم‌های مدیریت داده
در مدیریت داده، اولین و مهمترین کار این است که وضعیت داده‌های فعلی را در نظر بگیرید. بازاریاب‌ها باید داده‌های فعلی را بررسی کرده و بر اساس آن، هدف‌هایی برای حال و آینده و همچنین برنامه‌ریزی کلی سازمان تنظیم کنند. انواع پلتفرم‌های مدیریت داده وجود دارند که داده‌ها و فرآیندهای سازمان را ذخیره می‌کنند، که مهمترین آنها عبارتند از:
۱. سیستم مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM
سیستم مدیریت ارتباط با مشتری، به پایگاهی گفته می‌شود که تقریباً تمام اطلاعات مربوط به مشتریان از جمله داده‌های فردی، فرصت‌های فروش، اطلاعات مربوط به تبدیل فروش، داده‌های درآمد، پیشنهادات جدید و تمدید اشتراک‌ها و دیگر موارد را نگهداری می‌کند. این پلتفرم به عنوان رابط اصلی مورد استفاده قرار می‌گیرد که تیم فروش تمامی حساب‌ها، سرنخ‌ها، مخاطبین و سایر داده‌های مربوط به مشتری را در آن ذخیره می‌کند. علاوه بر این، نرم‌افزار CRM اطلاعاتی در مورد فعالیت‌های فروش و بازاریابی مانند تماس‌های فروش و داده‌های مشارکت در رویدادها نیز ذخیره می‌کند، که اطلاعات عمیق‌تری در مورد علایق و رفتار مشتریان را نشان می‌دهد.
۲. سیستم‌های فناوری بازاریابی
سیستم‌های فناوری بازاریابی شامل انواع مختلفی هستند؛ مانند ارائه‌دهندگان خدمات بازاریابی ایمیلی، پلتفرم‌های اتوماسیون بازاریابی، فناوری‌های تبلیغاتی مختلف و موارد دیگر، که به بازاریابان کمک می‌کنند تا عملیات و کمپین‌های بازاریابی را اجرایی کنند. معمولاً، این فناوری‌ها همزمان با سیستم‌های CRM استفاده می‌شوند، زیرا برای اجرای کمپین‌های CRM باید به نرم‌افزار CRM متصل شوند. همچنین با تغییرات داده‌های مشتری، داده‌های CRM را به‌صورت خودکار به‌روزرسانی می‌کنند.
۳. سیستم‌های انبار داده
داده‌های مربوط به رضایت و استفاده از محصولات معمولاً به سیستم‌های انبار داده فرستاده می‌شوند. این سیستم‌ها به عنوان مخزنی برای داده‌های اولیه مشتریان عمل می‌کنند. این منابع داده‌ای، به نیازهای مختلف داده‌ای سیستم‌های مختلف مانند پلتفرم‌های عملیاتی، برنامه‌های مالی، سیستم‌های بازاریابی و فروش، سیستم‌های خرید و دیگر سیستم‌ها کمک می‌کنند، چون داده‌های تمیز، استاندارد و قابل استفاده را برای همه این سیستم‌ها فراهم می‌کنند.
۴. ابزار تحلیلی
ابزارهای تحلیلی متنوعی وجود دارد که توسط بازاریابان و متخصصان فروش استفاده می‌شود. از جمله این ابزارها می‌توان به گزارش‌دهی، مصورسازی داده‌ها و هوش تجاری (BI) اشاره کرد. چون سیستم‌های انبار داده در ذخیره منابع و پردازش داده‌های مشتری مشارکت دارند، بازاریابان از سیستم‌های تحلیلی و گزارش‌دهی برای پردازش داده‌های انباشته، نمایش و قالب‌بندی داده‌ها به منظور ایجاد بینش برای کمپین‌ها استفاده می‌کنند.
نتیجه‌گیری
همانطور که اشاره کردیم، اهمیت مدیریت داده در دنیای تجارت امروز بیشتر از همیشه احساس می‌شود. سازمان‌ها می‌توانند با مدیریت صحیح داده‌ها، کارهای خود را هوشمندانه‌تر انجام دهند، روندهای بازار را شناسایی کنند و از فرصت‌های تجاری جدید بهره‌مند شوند. همچنین، مدیریت مناسب داده‌ها می‌تواند از بروز مشکلاتی مانند نقض داده‌ها، مسائل حریم خصوصی و رعایت مقررات و هزینه‌های غیرمنتظره جلوگیری کند.
آیا به نظر شما نکته‌ای درباره مدیریت داده وجود دارد که به آن نپرداخته باشیم؟ لطفاً نظر خود را در قسمت نظرات با ما در میان بگذارید.
