۱۰ ویژگی که سیستم های مدیریت گردش کار (WFMS) باید داشته باشند

احتمالاً این سوالات را در محل کار شنیده‌اید: ایمیلی برایتان فرستادم، آیا آن را بررسی کردید؟ آیا می‌توانید دوباره سند فلانی را برای من ارسال کنید؟

مدیریت گردش کار به صورت دستی و با استفاده از ایمیل می‌تواند باعث ایجاد سردرگمی شود. در این شرایط، تصمیم‌گیری برای آینده دشوار خواهد بود. به نظر شما، شرکت‌های بزرگ و موفق مثل گوگل و اپل چه کار می‌کنند تا از این مشکلات جلوگیری کنند؟ این شرکت‌ها کارهای اصلی خود را با استفاده از سیستم مدیریت گردش کار (Workflow Management) مدیریت می‌کنند. این فرآیندها به‌خوبی تعریف شده و با دقت اجرا می‌شوند و می‌توانند مشکلات پیچیده‌تری را هم حل کنند، نه فقط پیدا کردن ایمیل‌های قدیمی را.
اما سؤال بعدی این است که مدیریت گردش کار چیست و چگونه می‌توانیم فرآیند آن را بهینه کنیم؟ بیایید در این مورد بیشتر صحبت کنیم.

مدیریت گردش کار چیست؟

مدیریت گردش کار به معنای ایجاد و بهبود مسیرهای داده برای تکمیل بخش‌های مختلف یک فرآیند است. این شامل شناسایی کارهایی که لازم نیست انجام شوند، ترسیم بهترین حالت جریان کار، خودکار کردن فرآیندها و شناسایی نقاط ضعف یا زمینه‌هایی برای بهبود است.

اجزای اصلی یک سیستم گردش کار

یک سیستم مدیریت گردش کار شامل سه عنصر اصلی است:

مراحل مشخص

هر مرحله از کارها در گردش کار به صورت پیش‌تعریف شده است. این امر موجب می‌شود که هر گام از شروع تا پایان فرآیند شفاف باشد و بر اساس نوع گردش کار، ممکن است به صورت دستی یا خودکار انجام شود.

مراحل گردش کار، می‌توانند به صورت خطی، شاخه‌ای یا ترکیبی از هر دو شکل باشند.

ذینفعان

ذینفعان کسانی هستند که مسئول انجام وظایف خاصی در گردش کار هستند. وظایف هر ذینفع در هر مرحله خاص، یا گروهی از مراحل یا کل گردش کار مشخص می‌شود.

در برخی از گردش کارها، مراحل به طور کامل خودکار هستند و ذینفعان کمتر در فرآیند دخالت دارند. در این حالت، ذینفعان تنها در موارد خاص یا هنگام بروز مشکل در جریان کار دخالت می‌کنند.

شرایط

شرایط، قوانینی هستند که در گردش کار وجود دارند و مشخص می‌کنند که هر مرحله چه زمانی باید تکمیل شود و مرحله بعدی چگونه انجام خواهد شد. این شرایط برای گردش کارهایی که نیاز به تأیید دارند، بسیار مؤثر هستند، زیرا در این نوع گردش کار، برخی مراحل برای جلوگیری از انجام کارهای غیرضروری حذف می‌شوند.

یک نمونه از گردش کار

در تصویر زیر، یک نمونه از گردش کار مشاهده می‌شود. این فرایند از زمانی آغاز می‌شود که مدیر منابع انسانی کارمند را تأیید می‌کند تا زمانی که مدیر عامل نظارت نهایی را انجام داده و کار تمام می‌شود.

۳ شیوه اصلی مدیریت گردش کار

مدیریت گردش کار یک فعالیت مهم در کل شرکت است و باید در اولویت هر مدیری قرار گیرد. در ادامه، سه شیوه اصلی مدیریت گردش کار را به شما معرفی می‌کنیم تا بیشتر با آن آشنا شوید.

۱. گردش کار با تعریف واضح

در بخش‌های مختلف یک شرکت، گردش کارهای متفاوتی وجود دارد. این گردش کارها برای کارکنان و ابزارهای مختلف یک نوع توافق نانوشته هستند. مدیریت خوب گردش کار زمانی رخ می‌دهد که همه اعضای سازمان از این گردش کارها آگاه باشند و آن‌ها را بشناسند.
هرچند نیازی نیست که همه گردش کارها به‌صورت خودکار انجام شوند، اما مستند کردن آن‌ها بسیار ضروری است. در این صورت، اگر به اتوماسیون نیاز داشته باشید، نیازی به جستجوی بین ایمیل‌ها و نرم‌افزارهای مختلف نخواهید داشت.

برخی از گردش کارها به‌خوبی تعریف شده و قابل‌مشاهده هستند، در حالی که برخی دیگر ممکن است اینگونه نباشند. شما باید همیشه تلاش کنید این گردش کارها را شناسایی کرده و مستند کنید.

۲. گردش کارهای اولویت‌بندی و ساده‌شده

گردش کارهایی که برای شما اولویت دارند، باید به بهترین شکل اجرا شوند. این گردش کارها باید سبک، چابک و هدف‌گرا باشند.

به‌عنوان‌مثال، می‌توانید با گردش کارهای مرتبط با مشتریان (مثل فرآیندهای فروش و تأیید تخفیف‌ها) یا گردش کارهای مربوط به کارکنان (مثل استخدام و آموزش کارکنان) شروع کنید. این گردش کارها مهم هستند و تأثیر زیادی بر روی کل سازمان دارند.
گردش کارهای فرعی نیز وجود دارند که در داخل این گردش کارهای اصلی قرار دارند و از لحاظ اولویت بعد از آن‌ها قرار می‌گیرند. برای مثال، کارهای کوچک‌تر در بازاریابی بعد از کارهای مهم فروش باید در اولویت قرار گیرند.

۳. بهبود و نظارت منظم

تنها راه برای داشتن گردش کار کارآمد، بهینه‌سازی آن‌هاست. اولین تلاش شما برای ایجاد یک گردش کار، هرچند هم که با هوش باشد، ممکن است بی‌نقص نباشد و نیاز به تغییر داشته باشد. گردش کار باید سریع، اتوماتیک و پویا باشد.

سازمانی که از گردش کارهای کارآمد استفاده کند، می‌تواند به‌آسانی به تمام اهداف تجاری خود برسد.
اما با توجه به تغییرات سریع امروزی، مدیریت گردش کار تنها با کمک سیستم‌های مدیریت گردش کار ممکن است.

سیستم مدیریت گردش کار (WfMS) چیست؟

سیستم مدیریت گردش کار (WMS یا WfMS) یک نرم‌افزار است که برای ساده‌سازی فرآیندهای عادی تجاری و به حداکثر رساندن کارایی آن‌ها طراحی شده است. این سیستم‌ها یک فرم برای جمع‌آوری داده‌ها ایجاد می‌کنند و همچنین یک مسیر اتوماتیک برای انجام وظایف به‌وجود می‌آورند که داده‌ها باید در این مسیر تا پردازش کامل حرکت کنند.

وظایف در این سیستم‌ها می‌تواند توسط یک انسان یا یک سیستم انجام شود. با وجود گزینه‌های متعدد برای ابزارهای گردش کار، تشخیص دقیق آنچه که به‌دست می‌آورید ممکن است دشوار باشد.

وظایف سیستم گردش کار (WMS)

زمانی که به دنبال تهیه یک سیستم مدیریت گردش کار هستید، احتمالا به دنبال ویژگی‌های زیر هستید:

• اتوماسیون فرایندهای تکراری
• پیگیری وظایف ناقص در بعد از اتمام کارها
• ارائه یک تصویر جامع از گردش کار همراه با معیارهای عملکردی

برای اینکه به ارزش مادی که سیستم مدیریت گردش کار وعده داده برسید، باید حداقل ۱۰ ویژگی اساسی این سیستم را داشته باشید. به چیزی که نمی‌تواند توالی عملیاتی مورد نیاز شما را برآورده کند و به نتیجه دلخواه شما برسد، بسنده نکنید.

۱۰ ویژگی که هر سیستم مدیریت گردش کار باید داشته باشد

۱. طراح گردش کار بصری و بدون کد

اگر از مدیر فرآیند بخواهید که یک گردش کار ایجاد کند، به احتمال زیاد یک خط مستقیم همراه با مراحل کلیدی در این فرآیند را ترسیم می‌کند که هرکدام نیاز به ورودی، تأیید یا رد شدن دارند.

و اگر از یک برنامه‌نویس بخواهید نرم‌افزاری برای تأیید فاکتورها بسازد، ممکن است بسیار پیچیده و به‌دور از سادگی باشد.

یک سیستم مدیریت گردش کار خوب باید به شما این امکان را بدهد که در فرایندهای ساده فکر کنید و کارهای پیچیده را به‌طور خودکار در پس‌زمینه انجام دهد.

۲. طراحی فرم با WYSIWYG

با امکاناتی که اکنون با تکنولوژی در دسترس شما قرار دارد، دیگر بهانه‌ای برای طراحی فرم به شما نمی‌دهد. فقط کافی است قالب را در برنامه بکشید و رها کنید. تنها فیلدهای مختلفی نیاز دارید تا کارتان را کامل کنید. متن، عدد، نقشه، محاسبات و لیست‌های کشویی، همه مواردی هستند که برای ساخت یک فرم استفاده می‌کنید. اگر از ابتدای کار تحت تأثیر طراحی فرم سیستم مدیریت گردش کار قرار نگرفتید، نگران نباشید؛ به احتمال زیاد به‌سرعت با آن هماهنگ می‌شوید.

محول کردن وظایف، انتقال و وارد کردن داده‌ها، نمایش وب‌سایت و تعاملات لحظه‌ای باید به ساده‌ترین شکل ممکن صورت بگیرد.

ابزار طراحی فرمی که استفاده می‌کنید باید ساده و بصری باشد و نیازی به مشاوره در مورد نحوه استفاده از آن نداشته باشید.

۳. ادغام با سایر برنامه‌های فضای ابری

تا چندی پیش، ادغام در مدیریت گردش کار یک ویژگی اضافی بود که وجود آن فایده محسوب می‌شد، اما اکنون یک ضرورت است.

گردش کار به تنهایی عمل نمی‌کند. اسناد ثبت‌شده، گزارش‌های فروش، جریان‌های نقدی، تقویم و اطلاعات تماس همه باید به‌راحتی از ابزار گردش کار شما به سیستم‌های مدیریت محتوا، تقویم، ایمیل، نرم‌افزار مالی و سایر ابزارها منتقل شوند.

اگر تنظیم سیستم مدیریت گردش کار برای ادغام با سایر ابزارها آسان نیست، این سیستم در حال حاضر قدیمی و ناکارآمد است.

۴. فناوری مبتنی بر فضای ابر

بحث بر سر فضای ابری در مقابل سیستم‌های تحت وب تقریباً تمام شده است. انتخاب گزینه تحت وب مانند این است که بگویید شبکه اجتماعی مای‌اسپیس جایگزین اینستاگرام شده است.

مسئله این است که چه کسی مسئول به‌روزرسانی و نگهداری خواهد بود. این به حفظ حریم خصوصی داده‌ها مربوط می‌شود و ایجاد یک همکاری با فروشنده به جای خرید یک‌باره است. اگر می‌خواهید هر بخش از فعالیت‌ها برای تیم شما مفید باشد، مدیریت گردش کار باید روی فضای ابری پیاده‌سازی شود.

۵. گزارش‌های مبتنی بر KPI

با استفاده از بسیاری از ابزارهای گردش کار می‌توانید یک گردش کار ساده ایجاد کنید، اما اگر قصد دارید به سطح جدیدی از بهره‌وری برسید، به ابزارهای گزارش دهی قوی‌تری نیاز خواهید داشت.

وقتی برای اولین بار یک گردش کار اتوماتیک ایجاد می‌کنید، در واقع وارد یک دوره آزمایشی می‌شوید. ممکن است چیزی که فکر می‌کنید به‌راحتی اجرا می‌شود، مدت بیشتری زمان ببرد. ممکن است متوجه شوید که باید مرحله جدیدی اضافه کنید یا مراحل زیادی باید طی کنید تا به نتیجه مطلوب برسید. یک تابع گزارش دهی مبتنی بر KPI در سیستم مدیریت گردش کار به شما کمک می‌کند تا نقاط ضعف را شناسایی و تحلیل کرده و بدانید باید بیشتر روی چه جاهایی تمرکز کنید.

۶. شاخص‌های وضعیت SLA

یک سیستم مدیریت خوب گردش کار، یک ایستگاه کاری یک‌مرحله‌ای برای تمامی فرایندهای اصلی شرکت شما خواهد بود؛ بنابراین ممکن است ابزار گردش کار شما در هر زمان بیش از ۳۰ گردش کار داشته باشد. وقتی به همه این جریان‌های کاری نگاه می‌کنید، خواهید فهمید که نیاز به روشی دارید تا از تمام وظایف خود باخبر باشید.

شاخص‌های SLA می‌توانند به شما بگویند کدام بخش‌ها بیشترین فشار را تحمل می‌کنند و کدام‌یک می‌توانند در لیست انتظار بمانند تا کارهای دیگر را تکمیل کنید.

۷. دریافت نوتیفیکیشن

یک نکته مهم درباره گردش کار اتوماتیک این است که نیازی به دخالت مستمر شما ندارد؛ به محض اینکه یک فرایند جدید را شروع کنید، تا زمانی که فرایند نهایی به پایان برسد، هیچ نیازی به مداخله نخواهد بود.

کلید این نوع جریان‌ها، نوتیفیکیشن‌ها هستند. یک سیستم مدیریت گردش کار مؤثر از طریق ایمیل یا اعلان‌های روی موبایل شما را از تأییدیه‌های بعدی آگاه می‌کند. کاربران حتی می‌توانند نوع اعلانی که دریافت می‌کنند را انتخاب کنند.

۸. شاخه‌های فرعی و موازی

گردش کارها معمولاً به‌صورت متوالی جریان دارند، اما استثناهایی هم وجود دارد. برخی مراحل متوالی می‌توانند هم‌زمان اجرا شوند. مثلاً سفر رفتن را در نظر بگیرید. اگر قصد سفر داخلی داشته باشید، مسیر مشخص و روشنی وجود دارد. اما برای سفرهای بین‌المللی چه؟ به فرایندهای جداگانه‌ای نیاز خواهید داشت که گذرنامه‌ها و سایر جزئیات سفرها را مدیریت کند.

اضافه کردن چنین پیچیدگی‌ها باید ساده باشد و بدون نیاز به متخصص علوم کامپیوتر انجام شود. فرمی که دارید باید قابلیت اضافه کردن شاخه‌ها را داشته باشد. و این کار باید به‌راحتی انجام دهید.

۹. کنترل دسترسی مبتنی بر نقش

بسیاری از گردش کارها شامل اطلاعات حساسی هستند که نباید با همه افراد به اشتراک گذاشته شوند. سیستم مدیریت گردش کار باید به شما این امکان را بدهد که سطح دسترسی افراد را مشخص کنید. تا هر کاربر بتواند وظایف خودش را مشاهده و ویرایش کند. ایجاد یک تغییر سریع در این بخش از گردش کار، نباید کل آن را خراب کند یا فرایندهای قبلی را تحت تأثیر قرار دهد.

۱۰. قیمت‌گذاری شفاف

چرا باید روی نرم‌افزاری سرمایه‌گذاری کنید که ممکن است بیش از ارزشی که ایجاد می‌کند دردسر بیافریند؟ اگر فقط می‌خواهید یک فرایند را بین تعداد محدودی از کارکنان اتوماتیک کنید چه؟ آیا هنوز نیاز به سرمایه‌گذاری کلان روی سیستم مدیریت گردش کار دارید؟

بهترین سیستم‌های مدیریت گردش کار بر اساس مدل پرداخت مبتنی بر میزان استفاده در ماه عمل می‌کنند. فقط باید به ازای تعداد کاربرانی که به سیستم دسترسی دارند هزینه پرداخت کنید. و حواستان باشد که اگر یک ابزار گردش کار روی وب‌سایت شرکتش میزان هزینه و قیمت را اعلام نمی‌کند، عموماً به دنبال این است که بر اساس میزان استفاده و شهرت شما قیمت بدهد.

ابزاری را انتخاب کنید که هزینه‌ها و قیمتش از قبل مشخص باشد تا وقتی فاکتور به دست شما می‌رسد شوکه نشوید. هنگام بررسی گزینه‌های احتمالی خود این ۱۰ نکته را در نظر بگیرید. اگر می‌خواهید گردش کاری سریع و یکپارچه داشته باشید، بهتر است ابزاری که به نظرتان شگفت‌انگیز است را انتخاب کنید.
حالا وقت آن رسیده که یک نرم افزار گردش کار مناسب پیدا کنیم.

برای خرید نرم‌افزار مدیریت گردش کار مناسب، این سوالات را از خودتان بپرسید

۱. نیازهایتان چیست؟

ممکن است برای فرآیندهای اصلی که در کل سازمان پراکنده هستند به راه کارهای بزرگ و گسترده گردش کار نیاز داشته باشید. یا ممکن است چیزی سبک‌تر بخواهید که امکان اتوماسیون را در اختیار رهبران تیم قرار دهد تا بتوانند به‌تنهایی فرآیندها را اداره کنند. برای خرید سیستم مدیریت گردش کار، حتماً باید فهرستی از مهم‌ترین نیازهای خود تهیه کنید.

۲. چه ویژگی‌هایی را ۱۰۰ درصد می‌خواهید؟

اکثر نرم‌افزارهای گردش کار در سطح ابتدایی مشابه هستند. اما ویژگی‌های متمایزی هم وجود دارد که می‌تواند به شما کمک کند تا تنها روی بهترین گزینه‌ها برای انتخاب تمرکز کنید.

آیا به میزبانی تحت وب نیاز دارید؟ گزارش‌های مورد نیازتان چقدر باید عمیق باشد؟ آیا انواع خاصی از فرم‌های کاری وجود دارد که بدون آن‌ها نمی‌توانید کار کنید؟ همه این موارد باید مشخص شوند.

۳. چند کاربر به سیستم دسترسی دارند؟

آیا این نرم‌افزار برای کل شرکت است یا فقط توسط گروهی از افراد استفاده می‌شود؟ آیا می‌خواهید در آینده کاربران بیشتری اضافه کنید؟ با فروشندگان مختلف مشورت کنید تا ببینید که حد بالای محدودیت‌های فعلی آن‌ها از نظر تعداد کاربران چقدر است.

۴. برای نرم افزار مدیریت گردش کار چقدر عجله دارید؟

اگر به دنبال یک نرم‌افزار گردش کار هستید که تنها یک فرآیند اصلی را به‌صورت خودکار انجام دهد، احتمالاً می‌توانید برای تهیه آن زمان بیشتری بگذارید؛ اما اگر چیزی می‌خواهید که تعداد زیادی از فرایندها را در سازمان به‌صورت خودکار انجام دهد، احتمالاً باید هر چه سریع‌تر برای تهیه آن اقدام کنید.

پیاده‌سازی برخی از نرم‌افزارهای گردش کار، دستور تهیه آن به کارمندان، توسعه گردش کارها و رسیدن به مرحله کاربری آن‌ها ماه‌ها زمان می‌برد. اما ابزارهای بدون کد به دستور تهیه کمی نیاز دارند و می‌توانند در اولین روز استفاده از آن به‌طور کامل پیاده‌سازی شوند.

۵. به چه سطح از پشتیبانی نرم‌افزار نیاز دارید؟

تقاضا پشتیبانی از ابزارهای نرم‌افزاری در چند دهه گذشته افزایش چشمگیری داشته است. تیم‌های داخلی فناوری اطلاعات دیگر نمی‌توانند در همه ابزارها متخصص باشند. فروشنده نرم‌افزار، باید بتواند پشتیبانی عالی ارائه دهد.

پشتیبانی معمولاً در قالب پشتیبانی چت فوری، مستندات جامع و راهنماهای ویدئویی ارائه می‌شود. در طول دوره آزمایشی خود، عمداً با تیم پشتیبانی ارتباط برقرار کنید تا ببینید آیا می‌توانید پاسخ‌های موردنیاز خود را دریافت کنید یا خیر.

آیا مدیریت گردش کار همان مدیریت فرایند کسب و کار است؟

گاهی اتفاق می‌افتد که مدیریت گردش کار به عنوان یک موضوع مترادف با مدیریت فرایند کسب و کار شناخته می‌شود. این دو مفهوم هرچند از جهات مختلف به هم مرتبط‌اند، اما کاملاً متفاوتند. تفاوت اصلی این دو سیستم این است که ابزارهای مدیریت گردش کار بیشتر برای سازماندهی افراد، اسناد و همچنین اطمینان از اینکه مراحل صحیح در زمان مقرر و به ترتیب درست انجام می‌شوند، طراحی شده‌اند.

در مقابل، مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPM) بیشتر بر روی فرآیندهای یک تجارت و چگونگی مدیریت یا بهبود آنها تمرکز دارد. با اینکه بین این دو عناصر مشترکی وجود دارد، اما سیستم‌های BPM بیشتر به سمت تحلیل مداوم و بهبود فرآیندها تمرکز می‌کنند تا اینکه صرفاً برای تخصیص یک فرد به یک کار خاص یا ارسال یک سند به کار بروند. در واقع، ایجاد گردش کار برای مدیریت مراحل یک فرایند کسب‌وکار انجام می‌شود.

اما تفاوت‌های کلیدی دیگری نیز بین WFMS و BPM وجود دارد که عبارتند از:

• سیستم‌های مدیریت گردش کار تعاملات بین افراد و نرم‌افزارها را هماهنگ می‌کنند. سیستم‌های BPM تعاملات بین تمام منابع یک سازمان را هماهنگ می‌کنند.
• سیستم‌های BPM بسیار پیچیده‌تر بوده و به تعاملات در تمام بخش‌ها و منابع خارجی مربوط می‌شوند.
• سیستم‌های BPM معمولاً به منظور کمک به سازمان‌ها در اجرای بهبود مستمر استفاده می‌شوند، در حالی که سیستم‌های مدیریت گردش کار ممکن است فقط برای خودکار کردن مراحل در یک فرایند خاص به کار بروند.

انتخاب سیستم گردش کار مناسب

صاحبان کسب‌وکار باید اطمینان حاصل کنند که سامانه گردش کاری که انتخاب می‌کنند، یک مزیت رقابتی برای آنها فراهم می‌کند و به نیازهای کسب‌وکارشان پاسخ می‌دهد. یک سیستم گردش کار مناسب باید ویژگی‌های زیر را داشته باشد:

• گردش کار را تعریف و ترسیم کند
• گردش کار مشتری را ایجاد کند
• از گردش‌های پیش ساخته استفاده کند
• گردش‌ کارهای آماده را سفارشی سازی کند
• اتوماسیون داشته باشد
• با سیستم‌های موجود در شرکت به راحتی ادغام شود
• عملکرد گردش کار را سنجیده و گزارش دهد

علاوه بر اینها، صاحبان کسب‌وکار باید هزینه سیستم گردش کار را نیز در نظر بگیرند، به گونه‌ای که با بودجه آنها همخوانی داشته باشد و استفاده از آن برای کارکنان آسان باشد.

نتیجه‌گیری

بیایید واقع‌بین باشیم. انتخاب ابزاری برای مدیریت گردش کار کار ساده‌ای نیست. باید عوامل زیادی را در نظر بگیرید که شاید برایتان پنهان باشد. همان‌طور که در این مقاله گفتیم، ویژگی‌های گوناگونی وجود دارد که می‌تواند شما را گیج کند و تصمیم‌گیری را سخت کند. بنابراین باید در انتخاب خود دقت کنید و سپس نرم‌افزار مدیریت گردش کار مناسب را انتخاب نمایید.
شما برای انتخاب یک سیستم گردش کار مناسب به چه ویژگی‌هایی توجه می‌کنید؟